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外資系企業で学んだ「何が起こりますか?対象者は誰ですか?何をしなければなりませんか?」スタイルのアナウンスメール

はじめに

僕の前職は外資系企業でした。
その当時、アメリカ本社からときどき送られてきた社内アナウンスメールのフォーマットがなかなか良かったので、今でもときどき使っています。
特に、このフォーマットは何かをお知らせするだけでなく、社員に何かしらのアクションをお願いするときに有用です。

というわけで、このエントリではこのメールフォーマット(記述スタイル)を紹介します。

「何が起こりますか?対象者は誰ですか?何をしなければなりませんか?」スタイルのアナウンスメールの記述例

どんなフォーマットなのかというと、「何が起こりますか?対象者は誰ですか?何をしなければなりませんか?」を見出しに書いて、本文を埋めていくフォーマットです。
たとえばこんな感じです。

社員各位

○○○○○の計画メンテナンスについてお知らせします。
以下の内容を確認してください。

何が起こりますか?

2020年1月11日(土)15:00-21:00の間、○○○○○というメール送信サービスの計画メンテナンスが行われます。
メンテナンス中はメール送信機能が利用できなくなります。

対象者は誰ですか?

○○○○○を利用しているアプリケーションの運用担当者が対象になります。

何をしなければなりませんか?

対象者は担当しているアプリケーションが、メンテナンスの時間帯にメール送信を行う必要があるか、運用内容を確認してください。
メール送信が運用上不可欠であれば、一時的に△△△△△というメール送信サービスに移行することを検討してください。

いつまでにしなければなりませんか?

計画メンテナンスの開始時刻より前、つまり2020年1月11日(土)15:00までに対応を完了させてください。


何かご不明な点があれば、お気軽に○○○チームまでお問い合わせください。
よろしくお願いいたします。
 
○○○チーム

なお、「何が起こりますか?」「対象者は誰ですか?」「何をしなければなりませんか?」がベーシックな3点セットですが、アナウンスの内容によってはこれ以外の「〜ですか?」を見出しに追加しても構いません。
(上の例では「いつまでにしなければなりませんか?」の項目を追加しました)

このフォーマットのメリット

このフォーマットは読み手にとっても、書き手にとっても、どちらにもメリットがあると考えています。

読み手にとってのメリット
  • 何が起きるのか、自分が対象者に含まれるのかどうか、対象者であれば何をしなければいけないのか、が見出しを読むことで明確になる
  • 見出しの書き方が「読み手視点」になっているので、アナウンスを自分事として捉えやすい
  • その結果、要求されているアクションを行動に移しやすくなる
書き手にとってのメリット
  • 読み手視点の見出しを付けることで、書き手としても自然と読み手視点で文面を考えられるようになる
  • その結果、説明文をわかりやすく書けたり、他にも「こういう情報も伝えておいた方が良さそう」という新しい観点に気づきやすくなったりする

まとめ

というわけで、今回のエントリでは僕が今でも活用している「何が起こりますか?対象者は誰ですか?何をしなければなりませんか?」スタイルのアナウンスメールについて紹介してみました。

今回は社内向けメールを例に挙げましたが、社内だけでなく、社外の人たち(自社サービスの利用者など)に何かお願いをするときにも有用だと思います。
何かしらの告知をしてメールの受信者にアクションをお願いしたいときに、一度このフォーマットを利用してみてください。