はじめに
僕の前職は外資系企業でした。
その当時、アメリカ本社からときどき送られてきた社内アナウンスメールのフォーマットがなかなか良かったので、今でもときどき使っています。
特に、このフォーマットは何かをお知らせするだけでなく、社員に何かしらのアクションをお願いするときに有用です。
というわけで、このエントリではこのメールフォーマット（記述スタイル）を紹介します。
「何が起こりますか？対象者は誰ですか？何をしなければなりませんか？」スタイルのアナウンスメールの記述例
どんなフォーマットなのかというと、「何が起こりますか？対象者は誰ですか？何をしなければなりませんか？」を見出しに書いて、本文を埋めていくフォーマットです。
たとえばこんな感じです。
社員各位
○○○○○の計画メンテナンスについてお知らせします。
以下の内容を確認してください。何が起こりますか？
2020年1月11日（土）15:00-21:00の間、○○○○○というメール送信サービスの計画メンテナンスが行われます。
メンテナンス中はメール送信機能が利用できなくなります。対象者は誰ですか？
○○○○○を利用しているアプリケーションの運用担当者が対象になります。
何をしなければなりませんか？
対象者は担当しているアプリケーションが、メンテナンスの時間帯にメール送信を行う必要があるか、運用内容を確認してください。
メール送信が運用上不可欠であれば、一時的に△△△△△というメール送信サービスに移行することを検討してください。いつまでにしなければなりませんか？
計画メンテナンスの開始時刻より前、つまり2020年1月11日（土）15:00までに対応を完了させてください。
何かご不明な点があれば、お気軽に○○○チームまでお問い合わせください。
よろしくお願いいたします。
○○○チーム
なお、「何が起こりますか？」「対象者は誰ですか？」「何をしなければなりませんか？」がベーシックな3点セットですが、アナウンスの内容によってはこれ以外の「〜ですか？」を見出しに追加しても構いません。
（上の例では「いつまでにしなければなりませんか？」の項目を追加しました）
このフォーマットのメリット
このフォーマットは読み手にとっても、書き手にとっても、どちらにもメリットがあると考えています。
読み手にとってのメリット
- 何が起きるのか、自分が対象者に含まれるのかどうか、対象者であれば何をしなければいけないのか、が見出しを読むことで明確になる
- 見出しの書き方が「読み手視点」になっているので、アナウンスを自分事として捉えやすい
- その結果、要求されているアクションを行動に移しやすくなる
書き手にとってのメリット
- 読み手視点の見出しを付けることで、書き手としても自然と読み手視点で文面を考えられるようになる
- その結果、説明文をわかりやすく書けたり、他にも「こういう情報も伝えておいた方が良さそう」という新しい観点に気づきやすくなったりする
まとめ
というわけで、今回のエントリでは僕が今でも活用している「何が起こりますか？対象者は誰ですか？何をしなければなりませんか？」スタイルのアナウンスメールについて紹介してみました。
今回は社内向けメールを例に挙げましたが、社内だけでなく、社外の人たち（自社サービスの利用者など）に何かお願いをするときにも有用だと思います。
何かしらの告知をしてメールの受信者にアクションをお願いしたいときに、一度このフォーマットを利用してみてください。
