僕は長年自宅からリモートワークをしているので、ビデオ会議も慣れたものです。
長年の経験上、「こうするとうまくいく」「こうすると失敗しがち」というポイントがあるので、それをちょっとまとめてみようと思いました。
これからビデオ会議を始めようとしている人は以下のような7つのポイントに気を付けると良いです。
題して「初めてのビデオ会議を成功させるためのチェックリスト」です。
- 1. それなりに高速なPCを用意する
- 具体的なスペックを挙げるのは難しいが、目安としては1〜2年以内購入したPCならOK?パソコンの負荷が高い場合は、会議中は使っていないソフトを終了させましょう。
- 2. それなりに高速なネット回線を確保する
- 我が家フレッツ光で速度テストの結果が画像のようになった。これぐらいのスピードが出てればたぶん大丈夫じゃないかと。
- 3. マイク付きヘッドセットやイヤホンを使う
- iPhone付属のイヤホンでもOK。PC本体のマイクやスピーカーを使うと音声が荒れがち。ちなみに僕が使っているのはOpenCommという骨伝導ヘッドセットです。blog.jnito.com
- 4. 同じ空間にいても各自のPCから別々に参加する
- 会議室に全員集まって1台のマイクとスピーカーでビデオ会議、だと、その人たちだけしか伝わらない会話が発生しやすいのでNG。そうではなく各自のPCから別々に参加する。
別々に参加しても物理的な距離が近いと声がエコーして聞こえるので、他人の声が入ってこないようにできるだけ距離を空ける。 - 5. Zoomを使う
- Whereby、Google Meet、Microsoft Teamsなど、いろんなビデオ会議ツールがあるが、経験上Zoomが一番軽くて安定している。Zoom以外のツールを使うとPCの負荷が上がったり、音声が途切れたりすることが増える。zoom.us
- 6. Krispを使う
- 自宅であれ、オフィスであれ、喫茶店であれ、周囲が完全無音の空間を確保するのは難しいと思うので、ノイズキャンセルツールのKrispを使うと良い。Krispを使えば多少周りが騒がしくても相手に迷惑をかける心配が無い。krisp.ai
- 7. ビデオ会議初心者がいるときはリハーサルする
- 参加者に「ビデオ会議が初めて」という人がいる場合は事前にリハーサルするか、十分時間に余裕を持たせる。ぶっつけ本番で初めてのビデオ会議をスタートさせると、予期せぬトラブルであっという間に時間が溶ける恐れがある。
- (番外)なるべく顔を見せる
- ビデオ会議の品質には直接関係ないが、初対面の人で相手の顔が見えないと心理的な距離が全く縮まらない。なるべくお互いにカメラをONにして顔を見せる方が良い。
チェックリストがすべてYESになれば初めてのビデオ会議であっても成功する可能性が高いでしょう。
逆にYESが1つもないとおそらく大失敗に終わります。
すでにビデオ会議をしている人も、まだYESになってない項目があれば、YESを増やせるように環境を改善しましょう💪